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Lorsqu'une entreprise fait appel à un indépendant, deux modes de travail reviennent le plus souvent : le forfait et la régie. Ces termes sont couramment utilisés dans le secteur, mais leur signification et leurs implications ne sont pas toujours bien comprises. Pourtant, ce choix influence directement la gestion du projet, la facturation et la relation entre le client et le prestataire.
Voyons ensemble en quoi ces deux approches diffèrent et ce que cela change concrètement pour vos projets !
Le forfait : définition et fonctionnement
Lorsque l'on travaille au forfait, on définit le périmètre des tâches. Le freelance s'engage alors sur la durée nécessaire pour réaliser ces tâches, les livrables à produire et donc le montant de cette mission. Pour le client, c'est très sécurisant puisque le budget est fixé à l'avance. Pour le freelance, c'est plus risqué : si une tâche est plus longue que prévu, cela impacte directement les délais et la rentabilité de la mission.
Que ce soit du côté du client ou du côté du freelance, c'est un cadre un peu rigide : les imprévus et les évolutions des tâches, même mineures, doivent faire l'objet d'une facturation supplémentaire.
Ce fonctionnement est adapté aux missions où il faut produire un livrable unique, comme un logo, une landing page, un audit…
La régie : définition et fonctionnement
Lorsque l'on travaille en régie, le prestataire vend son temps, durant lequel il travaille pour le client. Un accord est donc trouvé autour d'un volume d'heures à réaliser régulièrement. Le contrat peut représenter l'équivalent d'un temps plein (5 jours par semaine) ou un temps partiel : une journée par semaine, une journée par mois, une heure par jour, peu importe.
Ce mode de fonctionnement ne marche que si la confiance entre les intervenants est établie : le client a en effet un peu moins de visibilité sur le travail, mais le freelance n'a plus le risque de se faire dépasser par une difficulté technique. Dans la pratique, si tout le monde communique bien sur les tâches à réaliser et sur l'avancement de celles-ci en faisant des feedbacks réguliers, cela se passe bien.
Le client garde également une grande souplesse : il peut collaborer avec un freelance sans devoir l'occuper à temps plein et peut moduler la charge de travail dans la durée, à la hausse ou à la baisse, selon les objectifs ou l'avancement. Et si le besoin disparaît, le contrat peut s'arrêter très facilement.
Ce fonctionnement est plutôt indiqué pour les missions continues comme les maintenances applicatives.
Comment choisir entre forfait et régie ?
Maintenant que nous avons vu la différence entre le fonctionnement par forfait et le fonctionnement par régie, comment choisir un mode ou l'autre ? Est-ce qu'il y a un mode qui est mieux que l'autre ?
En réalité, cela dépend surtout de votre projet ! Si votre projet est à court terme et très clair, alors le forfait est plus adapté. Au contraire, si votre projet est à long terme et au périmètre incertain, alors la régie est indiquée.
La relation entre le freelance et le client peut également être un moyen de choisir : si des expériences positives ont déjà eu lieu et si la confiance est bien établie, alors la régie est pertinente. Dans le cas contraire, un fonctionnement au forfait permet de se rassurer.
Enfin, la régie convient particulièrement lorsque le freelance apporte une expertise, encadre une équipe ou organise le projet.
| Critère | Forfait | Régie |
|---|---|---|
| Taille du projet | Petits à moyens | Moyens à grands |
| Nature du projet | Périmètre bien défini | Périmètre évolutif ou incertain |
| Budget | Fixe, connu dès le départ | Variable, la priorité est à l'avancement du projet |
| Visibilité pour le client | Sécurité : vision claire des coûts et des livrables | Flexibilité : visibilité sur l’avancement, mais budget et délai ouverts |
| Risque pour le freelance | Élevé : dépassements de temps non rémunérés | Faible : le temps passé est facturé |
| Souplesse | Faible, nécessite avenants en cas de changements | Forte, adaptation continue possible |
| Relation client / freelance | Plutôt transactionnelle, sécurisante au départ | Basée sur la confiance et la communication régulière |
| Positionnement du freelance | Exécutant d’un cahier des charges | Expert, accompagnateur, membre intégré de l’équipe |
| Exemple typique | Refonte d’un site vitrine | Maintenance, accompagnement long terme ou pilotage technique |
Trouver son équilibre
Pour un freelance, le plus confortable est de trouver des contrats en régie sur plusieurs mois ou années.
Me concernant, je réalise souvent le premier projet d'un client au forfait. Cela me permet d'éditer un devis, de fixer l'enveloppe et de se mettre d'accord sur le périmètre du projet. Par contre, les maintenances que je propose sont sous forme de régie : cela me permet d'intervenir sur le projet sans faire de multiples devis pour chaque tâche.
Dans le développement web, il est courant qu'un projet soit initié au forfait et qu'il soit ensuite maintenu en régie (correctifs, évolutions…) au travers d'une tierce maintenance applicative (TMA).
En résumé, il n'y a pas un modèle meilleur que l'autre. Le choix dépend avant tout de la nature du projet, de la relation entre client et freelance et du rôle que le freelance doit jouer dans le projet. Ce que je vous conseille, c'est de tester l'un et l'autre et de voir ce qui correspond le mieux à votre activité !